Trong khuôn khổ buổi Webinar về Thuế do ASIF Foundation tổ chức, chúng tôi nhận được câu hỏi liên quan đến việc doanh nghiệp xã hội tổ chức workshop và chi hỗ trợ chi phí đi lại cho sinh viên tham dự. Mức hỗ trợ phổ biến từ 100.000 đồng đến 200.000 đồng/sinh viên/buổi; việc chi trả được thực hiện bằng tiền mặt, có bảng ký nhận tiền và bản sao Căn cước công dân của người nhận.
Một số đơn vị băn khoăn rằng khoản chi này có thể không được tính là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế do không có hóa đơn, và cũng chưa rõ có phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi chi trả cho sinh viên hay không.
Hai câu hỏi được đặt ra
- Vấn đề 1: Quan điểm của kế toán — không chấp nhận khoản chi là chi phí được trừ vì không có hóa đơn — có phù hợp quy định pháp luật không? Chứng từ ký nhận kèm bản sao CCCD có đủ để ghi nhận chi phí được trừ hay không?
- Vấn đề 2: Khoản chi hỗ trợ đi lại bằng tiền mặt cho cá nhân (sinh viên) tham gia buổi tập huấn/workshop có phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) hay không?
Giải đáp từ ASIF Foundation
Câu hỏi 1: Khoản chi hỗ trợ đi lại cho sinh viên không có hóa đơn thì có được tính là chi phí được trừ không?
Trả lời ngắn gọn: Có thể được tính vào chi phí được trừ nếu khoản chi thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp và có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định. Căn cứ chính là Điều 9 khoản 1 Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15 và Điều 9 khoản 1 điểm b Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Việc không có hóa đơn trong trường hợp sinh viên không bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không đương nhiên làm khoản chi bị loại.
Diễn giải: Theo Điều 9 khoản 1 Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15, khoản chi được trừ khi tính thu nhập chịu thuế nếu thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp và có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật. Điều 9 khoản 1 điểm b Nghị định 320/2025/NĐ-CP tiếp tục nhấn mạnh yêu cầu về hóa đơn, chứng từ. Tuy nhiên, cần phân biệt giữa "hóa đơn" và "chứng từ": hóa đơn chỉ phát sinh khi bên nhận tiền là tổ chức, cá nhân kinh doanh có hoạt động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Sinh viên nhận khoản hỗ trợ đi lại để tham dự workshop không phải là bên bán hàng hóa, dịch vụ và không phải là chủ thể có nghĩa vụ xuất hóa đơn.
Vì vậy, trong bối cảnh này, việc không có hóa đơn là phù hợp với bản chất giao dịch. Doanh nghiệp cần tập trung chứng minh khoản chi bằng bộ chứng từ kế toán và hồ sơ chương trình, bao gồm: quyết định hoặc quy chế chi tiêu nội bộ về chính sách hỗ trợ, kế hoạch hoặc thông báo workshop, danh sách sinh viên tham dự, danh sách nhận hỗ trợ có chữ ký, bản sao giấy tờ tùy thân cần thiết và phiếu chi hợp lệ.
Ngoài ra, theo Điều 9 khoản 1 điểm c Nghị định 320/2025/NĐ-CP, yêu cầu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt chỉ áp dụng đối với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Với mức hỗ trợ 100.000 – 200.000 đồng/sinh viên/lần, khoản chi thấp hơn ngưỡng 05 triệu đồng, nên việc chi bằng tiền mặt không phải là lý do để loại chi phí.
→ Khoản chi hỗ trợ đi lại cho sinh viên có thể được ghi nhận là chi phí được trừ nếu có hồ sơ chứng từ chứng minh khoản chi thực tế, phục vụ hoạt động của doanh nghiệp và được lập, lưu trữ đúng quy định.
Câu hỏi 2: Khi chi hỗ trợ đi lại bằng tiền mặt cho sinh viên tham dự workshop, doanh nghiệp có phải khấu trừ thuế TNCN không?
Trả lời ngắn gọn: Không phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trong trường hợp mỗi lần chi chỉ từ 100.000 đồng đến 200.000 đồng cho một sinh viên. Căn cứ Điều 50 khoản 2 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, nghĩa vụ khấu trừ 10% chỉ phát sinh đối với cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng khi mức chi trả từ 05 triệu đồng/lần trở lên.
Diễn giải: Theo Điều 50 khoản 2 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, đối với cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng, tổ chức chi trả tiền lương, tiền công, tiền thù lao hoặc tiền chi khác chỉ phải khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10% nếu mức chi trả từ 05 triệu đồng/lần trở lên. Trong tình huống được nêu, sinh viên không ký hợp đồng lao động với doanh nghiệp và mỗi lần nhận hỗ trợ chỉ ở mức 100.000 – 200.000 đồng, thấp hơn rất nhiều so với ngưỡng 05 triệu đồng/lần, nên không phát sinh nghĩa vụ khấu trừ bắt buộc.
Cần lưu ý thêm về bản chất khoản chi: nếu khoản tiền thực sự là hỗ trợ chi phí đi lại để sinh viên tham dự workshop, không phải thù lao cho việc thực hiện công việc hoặc cung cấp dịch vụ, thì bản chất khoản chi càng thiên về khoản hỗ trợ. Dù vậy, ngay cả khi cơ quan thuế xem đây là một khoản thu nhập của cá nhân thuộc nhóm "tiền chi khác", mức chi dưới 05 triệu đồng/lần vẫn không làm phát sinh nghĩa vụ khấu trừ thuế TNCN bắt buộc theo Điều 50 khoản 2 Nghị định 253/2026/NĐ-CP.
Khuyến nghị thực hành cho doanh nghiệp
Để khoản chi hỗ trợ đi lại cho sinh viên có cơ sở được chấp nhận khi quyết toán thuế, doanh nghiệp nên chuẩn hóa bộ hồ sơ cho từng chương trình hoặc từng đợt chi. Hồ sơ càng thể hiện rõ mục đích, đối tượng, căn cứ chi và việc chi trả thực tế thì rủi ro bị loại chi phí càng thấp.
Bộ hồ sơ nên bao gồm tối thiểu các tài liệu sau:
- Quy chế chi tiêu nội bộ hoặc Quyết định của người có thẩm quyền quy định rõ chính sách, mức và điều kiện hỗ trợ chi phí đi lại cho sinh viên tham dự workshop.
- Hồ sơ chương trình: kế hoạch/chương trình workshop, giấy mời/thông báo, và danh sách sinh viên tham dự có điểm danh.
- Danh sách nhận hỗ trợ: ghi rõ họ tên, số CCCD, số tiền, chữ ký nhận của từng sinh viên; kèm bản sao CCCD (như hiện đang lưu).
- Phiếu chi lập theo quy định của pháp luật về kế toán, có đầy đủ chữ ký theo quy định.
- Lưu trữ đầy đủ toàn bộ hồ sơ nêu trên để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, quyết toán thuế.
